La fin de l'année approche à grands pas. Il est possible que certains salariés n'aient pas encore pris tous leurs jours de congé. Que se passe-t-il avec ces jours restants ? Doivent-ils encore être pris, peuvent-ils être reportés ou devez-vous les payer?
En principe, les ouvriers et les employés ont droit à 4 semaines de congés légaux par année civile. En outre, ils ont souvent droit à d'autres formes de congés extralégaux. Il s'agit par exemple des jours de réduction du temps de travail, des jours de congé d'ancienneté ou des jours de congé extralégal accordés au niveau sectoriel ou au niveau de l'entreprise. Ces formes de congés extralégaux sont régies par une réglementation distincte.
1. Congés légaux
Le transfert ou le paiement des jours de congé légaux n'est pas autorisé conformément à la législation sur les congés. Cela signifie donc que le salarié perd ses jours de congé non pris. La seule exception à cette règle concerne les travailleurs qui ne peuvent pas prendre leurs jours de congé avant la fin de l'année (en raison d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, d'un accident ou d'une maladie (privée), d'un congé de maternité, d'un congé de paternité, d'un congé prophylactique, d'un congé d'adoption, d'un congé d'accueil et d'un congé de parent d'accueil).
Les employés qui relèvent de cette exception recevront leur pécule de vacances le 31/12 de l'année de vacances. Au moment où les jours de congé reportés seront pris, l'employé bénéficiera d'un congé sans solde.
Les ouvriers, quant à eux, reçoivent leur pécule de vacances à partir du mois de mai, versé par l'Office national des vacances annuelles (ONVA) ou par leur caisse de vacances. Ce pécule de vacances reste acquis s'ils ne peuvent pas prendre tous leurs jours de vacances pour l'une des raisons susmentionnées.
2. Congés extralégaux
Il en va autrement pour les congés extralégaux. La législation ne prévoit pas de cadre légal pour ces congés. En tant qu'employeur, vous pouvez donc décider vous-même des règles à appliquer. Vous pouvez par exemple autoriser le report des congés extralégaux sur l'année civile suivante. Il est préférable de consigner ces règles dans le règlement de travail. Si aucune règle n'est prévue dans le contrat de travail individuel ou le règlement de travail, l'octroi de ces jours est régi par la pratique en vigueur dans l'entreprise.
3. Sanctions
En tant qu'employeur, vous êtes tenu de veiller à ce que vos travailleurs prennent leurs vacances. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes administratives, voire pénales. Dans la pratique, cela signifie que vous devez informer vos salariés en temps utile et de manière claire qu'ils doivent prendre leurs jours de congé restants avant la fin de l'année. Si, malgré vos avertissements, votre travailleur décide de ne pas prendre tous ses jours de congé, vous ne risquez aucune sanction.
En tant qu'employeur, vous avez donc tout intérêt à informer vos salariés en temps utile et par écrit de leur solde de congés restants. Demandez-leur de planifier leurs congés à temps avant la fin de l'année. Vous serez ainsi en mesure de présenter une preuve en cas de contrôle éventuel.
