En tant qu’employeur, il est possible d’octroyer une indemnité kilométrique forfaitaire à ses travailleurs qui utilisent leur propre voiture, motocyclette ou cyclomoteur pour effectuer des déplacements professionnels. Depuis le 1er octobre 2025, il faut tenir compte des nouveaux montants pour cette indemnité.
Indexation trimestrielle
Afin de pouvoir réagir plus rapidement aux fluctuations des prix du carburant, le montant de l’indemnité kilométrique est indexé sur une base trimestrielle depuis le 1er octobre 2022. Le nouveau montant à respecter depuis le 1er octobre 2025 s’élève à 0,4312 euros/km.
Si l’indemnité kilométrique octroyée ne dépasse pas 0,4312 euros/km, elle est considérée comme un remboursement non imposable de frais propres à l'employeur, exonéré de cotisations de sécurité sociale.
En résumé, les montants suivants sont applicables pour l'année 2025 :
- 1er janvier 2025 - 31 mars 2025 : 0,4290 EUR/km
- 1er avril 2025 – 30 juin 2025 : 0,4320 EUR/km
- 1er juillet 2025 - 30 septembre 2025 : 0,4309 EUR/km
- 1er octobre 2025 – 31 décembre 2025 : 0,4312 EUR/km
Indexation annuelle
Outre l'indemnité kilométrique indexée trimestriellement, il existe également une indemnité kilométrique indexée annuellement. Pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus, cette indemnité s'élèvera à 0,4449 euros/km.
Si l’indemnité kilométrique octroyée ne dépasse pas 0,4449 euros/km, elle sera considérée comme un remboursement non imposable de frais propres à l'employeur, exonéré de cotisations de sécurité sociale.
En tant qu'employeur, on peut choisir d'appliquer le système forfaitaire sur une base annuelle. Il faut alors l'appliquer durant toute la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus. Pendant cette période, il est interdit de passer au système forfaitaire trimestriel. Ce ne sera possible qu'à partir du 1er juillet 2026 au plus tôt.
Obligation d’octroyer une indemnité kilométrique
Un employeur, doit donner à ses travailleurs les ressources dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Par conséquent, si les travailleurs utilisent leur véhicule privé pour leurs déplacements professionnels, il doit prendre ces coûts à sa charge.
Règles sectorielles
De nombreux secteurs exigent le paiement d'une indemnité kilométrique forfaitaire. Dans ce cas il faut payer le montant fixé par la commission paritaire.
Certains secteurs se réfèrent à un arrêté royal récent (de 2017) pour le paiement de l’indemnité kilométrique. Si c’est le cas, il faut appliquer l'indemnité kilométrique indexée trimestriellement.
D'autres secteurs se réfèrent parfois à un ancien décret royal (de 1965). Dans ce cas, l'indexation de l'indemnité kilométrique reste fixée annuellement au 1er juillet.
Pour connaître l’indemnité kilométrique que vous devez octroyer, vérifiez les informations relatives à votre secteur.
Si rien n'est prévu dans son secteur, l’employeur peut opter pour l'un des deux montants (trimestriel ou annuel). S’il opte pour l’application du système forfaitaire sur une base annuelle, il doit appliquer ce montant pour toute la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 inclus.
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Cet article est issu de l'édition du 16 octobre 2025 de notre magazine L'Indépendant.
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