Depuis le 10 mars 2025, une nouvelle obligation s'applique en Belgique : les contrats privés doivent en principe être enregistrés numériquement. Nous vous présentons ci-dessous les nouvelles règles, les exceptions et les points pratiques et juridiques à prendre en compte.
Que sont les contrats privés ?
Un acte privé est un contrat écrit que les parties ont rédigé et signé entre elles, sans notaire. Il peut s'agir, par exemple, de :
- Contrats de bail ;
- Etats des lieux ;
- Contrats de prêt ;
- Compromis de vente ;
- Pactes adjoints lors de donations manuelles ;
- Résiliations à l'amiable de contrats antérieurs ;
- etc.
Bien qu'un acte sous seing privé soit juridiquement valable entre les parties, son enregistrement est essentiel pour obtenir une force probante à l'égard des tiers et parfois aussi pour garantir le paiement des impôts en temps voulu et bénéficier d'avantages fiscaux.
Obligation légale depuis le 10 mars 2025
L'arrêté royal du 31 janvier 2025 dispose clairement qu'un document doit être présenté pour enregistrement via la plateforme numérique mise à disposition par le SPF Finances.
Cette obligation s'applique depuis le 10 mars 2025 à tous les documents privés qui doivent être enregistrés légalement ou sur demande, à l'exception des actes authentiques. La soumission numérique s'effectue via des applications reconnues telles que MyMinfin, MyRent, MyRent Pro, en fonction du type de document.
L'arrêté royal s'applique tant aux personnes physiques qu'aux personnes morales. Il ne fait aucune distinction selon le type de contrat, pour autant qu'il ne s'agisse pas d'un acte authentique.
Exceptions limitées à l'obligation numérique
- Force majeure ou défaillance technique de la plateforme : lorsque la plateforme numérique n'est pas accessible, la procédure papier peut être utilisée à titre temporaire.
- Les personnes physiques sans numéro d'entreprise peuvent toujours soumettre leurs documents sur papier.
L'enregistrement papier se fait par courrier postal à l'adresse indiquée à cet effet par le SPF Finances sur son site web.
Pour les citoyens sans numéro d'entreprise, l'alternative papier est donc encore possible, mais cette exception sera probablement supprimée à l'avenir.
Fonctionnement concret de la procédure numérique
Pour présenter électroniquement un acte sous seing privé, il convient de suivre les quatre étapes suivantes :
- L'utilisateur s'inscrit sur la plateforme appropriée.
- Le document est téléchargé dans un format de fichier valide (de préférence PDF).
- Si nécessaire, une signature électronique est ajoutée.
- Le paiement des droits d'enregistrement dus s'effectue immédiatement via la plateforme.
Une fois l'enregistrement effectué, le certificat d'enregistrement est communiqué par voie électronique au déposant. En cas de refus d'enregistrement, celui-ci est également communiqué via la plateforme et, si nécessaire, par courrier postal.
Règles particulières pour les contrats de bail
Des règles supplémentaires s'appliquent à l'enregistrement des contrats de bail et des documents annexes (tels que les états des lieux) :
- Les soumissions électroniques en dehors des heures d'ouverture sont considérées comme ayant été effectuées au moment de leur présentation, et non pas seulement le jour ouvrable suivant.
- Les soumissions papier de contrats de location doivent être accompagnées d'un formulaire spécifique (voir annexes de l'arrêté royal).
Conséquences juridiques et pratiques
La procédure numérique obligatoire implique un changement fondamental dans les pratiques d'enregistrement. Pour les professionnels, il est important :
- d'avoir accès aux plateformes numériques appropriées ;
- de fournir les documents correctement et dans les délais, en particulier lorsqu'il y a des conséquences fiscales liées à des délais (comme dans le cas des donations) ;
- et de veiller à la validité des signatures électroniques.
